22 липня 2020 Професійна асоціація корпоративного управління провела онлайн-конференцію на тему «Корпоративний секретар: лайфхаки в роботі під час карантину».

П’ять професіоналів корпоративного управління ділилися власним досвідом та лайфхаками роботи корпоративного секретаря в період нестабільності і кризи. Модерував онлайн-конференцію ідейний натхненник створення Професійної асоціації корпоративного управління задля розвитку та становлення інституту корпоративного секретаря в Україні – Олександр Окунєв, засновник і голова правління ПАКУ.

Олексій Поволоцький, директор із корпоративного управління, ризик-менеджменту та комплаєнс ДТЕК, розповідав про роль корпоративного секретаря в кризу і побудову функції business continuity management. В ході свого виступу він виділив такі моменти:

• Робота з новими викликами, як-от переорієнтація роботи ради, члени якої знаходяться в різних кутках планети; довелося вносити дуже багато змін, часом доводилося проводити віртуальні засідання, де різниця в часі між учасниками сягала 10 годин.
• Важливим було забезпечення захищеної системи обміну документами та налагодження безперебійної роботи технологій. ІТ- спеціалісти стали «на вагу золота».
• Дуже вчасним було прийняття Тимчасового порядку скликання та дистанційного проведення загальних зборів акціонерів та загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду. Завдяки такій ініціативі, більшість загальних зборів акціонерів в компаніях холдингу були перенесені на пізніший період.
• Локдаун в інших юрисдикціях має неабиякий вплив на діяльність компанії, особливо, на роботу корпоративного секретаря, офіс якого повинен забезпечити безперебійну роботу ради. Важливим у вирішенні поставлених питань та пошуку найкращого і найшвидшого рішення стало планування усіх без винятку дій та ефективні комунікації.
• ДТЕК – не публічна компанія, але дотримується найкращих практик корпоративного управління. Наглядова рада відіграла дуже важливу роль у налагодженні процесів. В 2019 році було запущено процес впровадження business continuity management, як відповідь на потенційні загрози. Своєчасна реакція на потенційну загрозу – це шанс на успіх. Служба корпоративного секретаря стала двигуном цього процесу.

«Система корпоративного управління змінюється повністю, роль корпоративного секретаря еволюціонує; корпоративний секретар в компанії – це помічник усього менеджменту. Корпоративний секретар повинен вміти підставити плече усьому керівництву, щоб система працювала безперебійно», – зазначив наостанок О.Поволоцький.

Владислава Рябота, регіональний керівник напряму «Корпоративне управління» в Південній Азії Міжнародної фінансової корпорації (Regional Corporate Governance Lead, South Asia, IFC), визначила роль корпоративного секретаря в супроводі інвестиційного процесу на прикладі досвіду своєї роботи в Південній Азії. Владислава виділила кілька цікавих аспектів:

• Інститут корпоративного секретаря в Південній та Південно-Східній Азії розвинувся вже давно, це окрема професія, якої вчать і питання «хто відповідає в компанії за корпоративне управління» чи «хто такий корпоративний секретар» не викликає ніяких додаткових запитань чи подиву. Це стосується навіть таких країн, як Афганістан та Бутан, в яких, окрім фінансових інституцій та відповідного законодавства, нічого більше не розвинено.
• На більшість питань оцінки, яку проводить Міжнародна фінансова корпорація в своїх інвестиційних проектах, відповідають корпоративні секретарі, їх роль в цьому процесі неоціненна і дуже велика.
• Щодо роботи в кризу, то Владислава зазначила, що майже усі процедури DD в цей період проводилися віртуально, що навіть підвищило ефективність процесу.
• В Південній Азії, особливо в Індії, дистанційне проведення загальних зборів акціонерів і засідань наглядових рад практикується вже давно, тому зараз компанії не відчули в цьому проблем.
• Ця криза стала практичною перевіркою дієвості business continuity plans компаній.
• Окремо наголосила на сертифікації корпоративних секретарів, відмітивши, що в Індії ця процедура обов’язкова, на відміну від інших країн. (В Індії є Міністерство корпоративних справ, на сайті якого можна знайти закон про обов’язковість сертифікації корпоративних секретарів Інститутом корпоративних секретарів Індії. – Прим. ПАКУ)

Наталія Шевченко, корпоративний секретар ПАТ «Національний депозитарій України», поділилася досвідом проведення дистанційних зборів акціонерів для депозитарію, як установи, та для клієнтів депозитарію. Вона відмітила, що протягом проведення загальних зборів виступала постійним консультантом для усіх учасників процесу, відповідаючи на безліч запитань, які  стосувалися процедурних та технічних питань, особливо щодо заповнення та підписання бюлетенів, завірення підписів та надсилання до депозитарної установи.

На сьогодні НДУ вже провело близько 15 дистанційних зборів акціонерів для своїх клієнтів, деякі з них саме в процесі голосування. Наталя наголосила, що положення про проведення загальних зборів акціонерів дистанційно потребує вдосконалення і завдяки отриманому досвіду проведення зборів їм вдалося визначити слабкі місця і подати свої коментарі та зауваження регулятору (прим. ПАКУ – Національній комісії з цінних паперів та фондового ринку).

Найближчим часом усі зацікавлені учасники процесу сподіваються на їх швидке прийняття та затвердження, що полегшить учасникам ринку роботу, оскільки, зважаючи на прогнози розвитку епідемії, це буде затребувано ще дуже довго.

Тетяна Шестак, корпоративний секретар АБ «УКРГАЗБАНК», та Марія Луценко, начальник служби корпоративного управління АБ «УКРГАЗБАНК», поділилися досвідом проведення річних загальних зборів акціонерів АБ «УКРГАЗБАНК», виділили вузькі місця нових вимог, а також висловили слова подяки партнерам та колегам з Нацдепозитарію та Національної комісії з цінних  паперів та фондового ринку. Колеги відмітили, що криза стала каталізатором процесу діджиталізації банку, який був вже на часі. Вони також зазначили, що незважаючи на певні клопоти, загальні збори акціонерів вони провели успішно, вивчили та прояснили усі проблемні моменти і готові продовжувати працювати в дистанційному форматі.

«Якщо світ змінюється, то повинні змінюватися і ми, вчитися новому і ставати ефективними в нових реаліях», – зазначив наостанок Олександр Окунєв. Він поділився з учасниками напрацюваннями ПАКУ та Українського інститут корпоративного управління, розповів про програми професійної підготовки та підвищення кваліфікацій корпоративних секретарів.

Найближча програма професійної підготовки корпоративних секретарів в Україні запланована на жовтень 2020. Реєстрація відкрита. Кількість місць обмежена. Не зволікайте! Як завжди, діє знижка  ранньої пташки.