Три аспекти вимог до корпоративного секретаря АТ, на які слід звернути увагу. Коментар Олександра Окунєва.

28 вересня 2023 року НКЦПФР затвердила вимоги до корпоративного секретаря акціонерного товариства (далі – Вимоги), які передбачають вимоги до професійної придатності та до ділової репутації, конфлікту інтересів та незалежності корпоративного секретаря. Представники ПАКУ і Міжнародної фінансової корпорації (IFC) брали участь у розробці та обговоренні тексту документа, проводили консультації та ділились практикою міжнародного досвіду.

Згідно з документом Вимогам обов’язково мають відповідати корпоративні секретарі:

• АТ, цінні папери яких допущені до торгів на організованому ринку капіталу або щодо цінних паперів яких здійснено публічну пропозицію;
• банків, страховиків, інших АТ, які є підприємствами, що становлять суспільний інтерес відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
• приватних АТ з кількістю акціонерів – власників простих акцій товариства 100 і більше осіб.

Ці Вимоги можуть застосовуватися іншими акціонерними товариствами, а Національний банк України має право встановлювати додаткові до цих Вимог спеціальні вимоги щодо корпоративних секретарів банків та страховиків. Детальніше з текстом Рішення НКЦПФР можна ознайомитись за посиланням 

За словами голови Ради директорів ПАКУ Олександра Окунєва, слід звернути увагу на три аспекти:

По-перше, для тих АТ, де корпоративний секретар має бути обов’язково, а ця посада буде запроваджуватися тільки зараз на виконання вимог законодавства, Вимоги набирають чинності з 01 січня 2024 року. Кандидатам на ці посади потрібно вчитися вже зараз і бути готовими відповідати Вимогам одразу з Нового року.

По-друге, до тих компаній, де посада КС запроваджена вже давно, люди, які ці посади обіймають, мають відповідати Вимогам з 01 липня 2024 року. Отже їм потрібно пройти навчання або підвищення кваліфікації протягом першого півріччя 2024 року.

По-третє, відповідність цим Вимогам кандидата на посаду корпоративного секретаря встановлюється наглядовою радою (радою директорів) акціонерного товариства. Ми рекомендуємо завчасно внести до Положення про корпоративного секретаря товариства норми, якими врегулювати порядок проведення перевірки кандидатів, вимоги до документів тощо.

НАЦІОНАЛЬНА КОМІСІЯ З ЦІННИХ ПАПЕРІВ ТА ФОНДОВОГО РИНКУ

РІШЕННЯ

Про затвердження Вимог до корпоративного секретаря акціонерного товариства

Відповідно до пункту 13 частини першої статті 8 Закону України «Про державне регулювання ринків капіталу та організованих товарних ринків» та частини п’ятої статті 85 Закону України «Про акціонерні товариства»

Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку

В И Р І Ш И Л А:

1. Затвердити Вимоги до корпоративного секретаря акціонерного товариства, що додаються.

1. Вимоги до корпоративного секретаря акціонерного товариства, затверджені цим рішенням, застосовуються з 01 січня 2024 року.

1. Вимоги до корпоративного секретаря акціонерного товариства, затверджені цим рішенням, застосовуються до осіб, які займають посаду корпоративного секретаря в акціонерному товаристві, станом на дату прийняття цього рішення,
   з 01 липня 2024 року.

1. Департаменту нагляду за станом корпоративного управління та корпоративними фінансами (Мартиненко І.) забезпечити оприлюднення цього рішення на офіційному вебсайті Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

1. Це рішення набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Контроль за виконанням цього рішення покласти на члена Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку Лібанова М.

Голова Комісії                                                                             Руслан МАГОМЕДОВ

       Протокол засідання Комісії від 28.09.2023 № 174

            ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку

28.09. 2023 року № 1089

Вимоги до корпоративного секретаря акціонерного товариства

І. Загальні положення

1. Корпоративним секретарем може бути фізична особа – громадянин України, іноземець або особа без громадянства, що має повну цивільну дієздатність та відповідає вимогам Закону України «Про акціонерні товариства» та цим Вимогам.

Не може бути корпоративним секретарем особа, що має  громадянство та/або податкове резидентство та/або місце її постійного проживання в державі, що здійснює/здійснювала збройну агресію проти України в значенні, наведеному в статті 1 Закону України «Про оборону України».

1. Порядок роботи, права та обов’язки корпоративного секретаря, а також порядок виплати йому винагороди визначаються Законом України «Про акціонерні товариства», статутом акціонерного товариства, положенням про корпоративного секретаря та/або іншим внутрішнім положенням акціонерного товариства, а також трудовим договором (контрактом) або цивільно-правовим договором, що укладається з корпоративним секретарем.

1. Цим Вимогам обов’язково мають відповідати корпоративні секретарі:

1) акціонерних товариств, цінні папери яких допущені до торгів на організованому ринку капіталу або щодо цінних паперів яких здійснено публічну пропозицію;

2) банків, страховиків, інших акціонерних товариств, які є підприємствами, що становлять суспільний інтерес відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;

3) приватних акціонерних товариств з кількістю акціонерів – власників простих акцій товариства 100 і більше осіб.

Ці Вимоги можуть застосовуватися іншими акціонерними товариствами.

Національний банк України має право встановлювати додаткові до цих Вимог спеціальні вимоги щодо корпоративних секретарів банків та страховиків.

1. Уся інформація щодо відповідності цим Вимогам кандидата на посаду корпоративного секретаря має бути перевірена комітетом з питань призначень наглядової ради або ради директорів (за наявності) акціонерного товариства та врахована наглядовою радою або радою директорів при прийнятті рішення про призначення на посаду корпоративного секретаря акціонерного товариства.

Порядок проведення такої перевірки встановлюється наглядовою радою або радою директорів акціонерного товариства.

1. У разі відсутності комітету з питань призначень наглядової ради або ради директорів акціонерного товариства, наглядова рада або рада директорів доручає виконання зазначених дій під час підготовки до засідання окремим членам наглядової ради або ради директорів. Висновок про проведення зазначеної перевірки додається до протоколу засідання наглядової ради або ради директорів, на якому приймалося рішення про призначення на посаду корпоративного секретаря акціонерного товариства.

ІІ. Вимоги до професійної придатності корпоративного секретаря

1. Професійна придатність корпоративного секретаря визначається як сукупність персональних якостей/компетенцій, знань, професійного та управлінського досвіду особи, необхідних для належного виконання посадових обов’язків з урахуванням специфіки діяльності акціонерного товариства.

1. Корпоративний секретар повинен:

1) мати вищу освіту не нижче першого рівня (ступеня бакалавра). Рекомендованою є вища освіта за спеціальностями «Право», «Економіка», «Менеджмент»; «Фінанси, банківська справа, страхування та фондовий ринок»;

2) мати спеціальні знання та навички у сфері корпоративного права та  управління;

3) підтримувати достатній рівень знань та професійну придатність на постійній основі;

4) мати досвід роботи не менше трьох років в господарському товаристві на посаді, яка передбачає супровід діяльності господарського товариства чи іншого суб’єкта господарювання за спеціальностями, визначеними у підпункті 1 цього пункту. досвід правового супроводу у сфері корпоративного управління, зокрема на підставі цивільно-правового договору або у складі органів управління господарського товариства, або у компаніях та/або установах – учасниках ринків капіталу або інших фінансових ринків, або у державних органах – регуляторах ринків капіталу та інших державних органах;

5) мати можливість приділяти достатньо часу для виконання покладених на нього обов’язків.

Вимоги до документів, що підтверджують професійну придатність корпоративного секретаря та відповідність особи іншим вимогам встановлюються наглядовою радою або радою директорів акціонерного товариства.

1. Корпоративний секретар повинен володіти наступними знаннями та вмінням застосовувати:

1) законодавство України у сфері корпоративного права та управління;

2) Кодекс корпоративного управління.

ІІІ. Вимоги до ділової репутації, конфлікту інтересів та незалежності корпоративного секретаря

1. Ділова репутація корпоративного секретаря акціонерного товариства, є сукупністю документально підтвердженої інформації про фізичну особу, яка дає можливість зробити висновок про відповідність її діяльності вимогам законодавства, діловій практиці, професійній етиці, а також про порядність, професійні, управлінські здібності фізичної особи.

1. Особи, що обіймають посаду корпоративного секретаря акціонерного товариства, не повинні мати непогашеної або незнятої судимості за кримінальні правопорушення проти власності, злочини у сфері службової чи господарської діяльності; а також відповідати вимогам та обмеженням, встановленим статтями 88-90 Закону України «Про акціонерні товариства» для посадових осіб органів акціонерного товариства.

1. Крім того ділова репутація корпоративного секретаря акціонерного товариства повинна відповідати таким вимогам:

1) ділова репутація особи є бездоганною у розумінні Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення»;

2) особою не вчинено порушень вимог банківського, фінансового, валютного законодавства, законодавства з питань фінансового моніторингу, законодавства про ринки капіталу та організовані товарні ринки, законодавства про акціонерні товариства, законодавства про захист прав споживачів, встановлених у визначеному законодавством порядку, за які наявні відповідні штрафні санкції;

3) особа не позбавлена, в установленому законодавством порядку, права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю (особа вважається такою, що не позбавлена права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю після закінчення строку, на який здійснювалося позбавлення зазначеного права).

Наявність ознак невідповідності вимогам, зазначеним у пункті 11 Розділу ІІІ цих Вимог, встановлюється за останні п’ять календарних років, що передують оцінці ділової репутації особи, якщо інший строк дії ознаки не встановлено у змісті самих ознак, зазначених у цьому пункті.

1. У корпоративного секретаря має бути відсутній конфлікт інтересів у розумінні Закону України «Про акціонерні товариства» або є можливість врегулювання такого конфлікту інтересів в порядку, передбаченому розділом V Закону України «Про запобігання корупції».

ІV. Державний нагляд та контроль за дотримання цих Вимог

1. Державний нагляд та контроль за дотриманням цих Вимог здійснює Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку.

Заступник директора департаменту

нагляду за станом корпоративного управління

та корпоративними фінансами                                      Інна МАРТИНЕНКО

РІШЕННЯ

Про затвердження Рекомендацій по призначенню особи корпоративним секретарем

та здійсненню нею діяльності

Відповідно до пункту 32 частини першої статті 8 Закону України «Про державне регулювання ринків капіталу та організованих товарних ринків»,

Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку

В И Р І Ш И Л А:

1. Затвердити Рекомендації по призначенню особи корпоративним секретарем та здійсненню нею діяльності, що додаються.

1. Департаменту нагляду за станом корпоративного управління та корпоративними фінансами (Мартиненко І.) забезпечити оприлюднення цього рішення на офіційному вебсайті Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

1. Це рішення набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Контроль за виконанням цього рішення покласти на члена Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку Лібанова М.

Голова Комісії                                                                               Руслан МАГОМЕДОВ

       Протокол засідання Комісії  від 28.09.2023 № 174

            ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку 28 вересня 2023 року № 1091

Рекомендації по призначенню особи корпоративним секретарем та здійсненню нею діяльності

Відповідно до частини п’ятої статті 85 Закону України «Про акціонерні товариства» корпоративним секретарем може бути фізична особа, яка має повну цивільну дієздатність та відповідає вимогам, встановленим цим Законом і Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку.

На виконання частини п’ятої статті 85 Закону України «Про акціонерні товариства» Комісією розроблені та Вимоги до корпоративного секретаря акціонерного товариства (надалі – Вимоги).

З метою впровадження та застосування акціонерними товариствами, в яких посада корпоративного секретаря запроваджується в обов’язковому порядку та акціонерними товариствами, які вирішили добровільно використовувати Вимоги, найкращих практик з питань корпоративного управління, Комісія пропонує при призначенні корпоративного секретаря додатково застосовувати наступні положення.

1. Місцезнаходженням корпоративного секретаря під час виконання ним посадових обов’язків має бути, як правило, місцезнаходження акціонерного товариства. У разі перебування корпоративного секретаря поза місцезнаходженням акціонерного товариства корпоративний секретар повинен зробити письмове твердження, що це не перешкоджатиме виконанню ним власних посадових обов’язків у повному обсязі, своєчасно та у відповідності до вимог чинного законодавства України, статуту та інших внутрішніх документів акціонерного товариства. Зазначене письмове твердження розміщається на власному вебсайті товариства.

1. Корпоративному секретарю рекомендовано додатково володіти наступними знаннями та вмінням застосовувати:

1) підходи (найкращі практики) роботи зі стейкхолдерами акціонерного товариства;

2) знання, вміння та навички, що можуть забезпечити належне інформування наглядової ради або ради директорів акціонерного товариства про питання GRC[1] і ESG[2];

3) загальні питання менеджменту;

4) питання формування й організації роботи органів управління акціонерного товариства та їх функції;

5) повноваження, функції та принципи діяльності регулятора ринку капіталу та професійних учасників ринків капіталів, депозитарної системи України, органів, що здійснюють державну реєстрацію;

6) норми та правила розкриття інформації про акціонерне товариство; правила використання інформації з обмеженим доступом;

7) сучасні інформаційні технології для підготовки, скликання та проведення загальних зборів акціонерів, підготовки та проведення засідань наглядової ради або ради директорів, комітетів наглядової ради або ради директорів акціонерного товариства в очному форматі, шляхом заочного голосування (опитування), в інших формах, передбачених чинним законодавством та внутрішніми нормативними документами товариства; а також ведення діловодства, в тому числі – з використанням технологій електронного документообігу.

1. Ділова репутація корпоративного секретаря акціонерного товариства додатково відповідає таким вимогам:

1) особу не було звільнено з роботи (у тому числі з роботи в іноземних юридичних особах) протягом останніх п’яти років за систематичне або одноразове грубе порушення особою своїх посадових обов’язків та/або правил трудового розпорядку, порушення законодавства про протидію корупції, вчинення розкрадання, зловживання владою/службовим становищем або іншого правопорушення (при роботі в юридичних особах – резидентах – звільнення на підставі пунктів 3, 4, 7, 8 частини першої статті 40, пунктів 1, 1-1, 2, 3 частини першої статті 41, абзацу дев’ятого частини першої статті 43-1 та статті 45 Кодексу законів про працю України, а також не було звільнено з посади державної служби з підстав, визначених частиною п’ятою статті 66 Закону України «Про державну службу»);

2) відсутні факти, встановлені відповідним державним органом, надання особою безпосередньо або через третіх осіб державному органу недостовірної інформації про власну особу, яка вплинула або могла вплинути на прийняття цим державним органом рішення (застосовується протягом трьох років із дня надання такої інформації);

3) відсутні факти двох та більше неявок особи (без поважних причин) на складання протоколу про адміністративне правопорушення вимог банківського, фінансового, валютного законодавства, законодавства з питань фінансового моніторингу, законодавства про ринки капіталу та організовані товарні ринки, законодавства про акціонерні товариства, законодавства про захист прав споживачів;

4) до особи не застосовувались економічні та інші обмежувальні заходи (санкції) згідно з резолюціями Ради Безпеки Організації Об’єднаних Націй, інших міжнародних організацій, рішень Ради Європейського Союзу, інших міждержавних об’єднань, членом (учасником) яких є Україна, що передбачають обмеження або заборону торговельних та/або фінансових операцій, органами іноземних держав (крім держав, що здійснюють збройну агресію проти України у значенні, наведеному у статті 1 Закону України «Про оборону України») або України (особа вважається такою, до якої не застосовувалися зазначені заходи, якщо після їх скасування пройшло три роки);

1. Корпоративний секретар, якщо це передбачено статутом та/або положенням про корпоративного секретаря, може поєднувати виконання функцій секретаря загальних зборів акціонерів, голови лічильної комісії, секретаря наглядової ради (ради директорів), секретаря комітетів наглядової ради (ради директорів).

1. У випадку тимчасової відсутності корпоративного секретаря у зв’язку з хворобою або відпусткою, його обов’язки за рішенням наглядової ради (ради директорів) можуть бути покладені на іншого працівника товариства, професійна придатність та ділова репутація якого визнається наглядовою радою (радою директорів) достатньою для виконання функцій корпоративного секретаря.

[1] Governance, risk management and compliance – це термін, що охоплює підхід компанії до трьох практик: корпоративне управління, ризик-менеджмент та комплаенс. Перше наукове дослідження GRC було опубліковано в 2007 році Скоттом Л. Мітчеллом, засновником і головою OCEG. GRC було офіційно визначено як «інтегрований набір можливостей, які дозволяють організації надійно досягати цілей, вирішувати невизначеність та діяти цілісно»

[2] ESG визначається як сукупність екологічних, соціальних та управлінських чинників, що їх враховують компанії під час управління своєю діяльністю, а інвестори під час здійснення інвестицій, стосовно ризиків, впливів та можливостей, пов’язаних з:

• Екологічними питаннями: потенційними або фактичними змінами фізичного або природного середовища (наприклад, забруднення, вплив на біорізноманіття, викиди вуглецю, зміна клімату, використання природних ресурсів);
• Соціальними питаннями: потенційними або фактичними змінами для місцевої спільноти та робітників (наприклад, охорона здоров’я і безпека праці, ланцюг постачання, різноманітність та інклюзія); і
• Управлінням: структурами та процесами корпоративного управління, за допомогою яких здійснюється керівництво компаніями і контроль над ними (наприклад, структура та різноманітність у наглядовій раді, етична поведінка, управління ризиками, розкриття інформації та прозорість), включаючи управління ключовими екологічними та соціальними політиками і процедурами.