Переклад фахівців Професійної асоціації корпоративного управління та Українського інституту корпоративного управління за матеріалами The corporate secretary, glorified clerk or guardian of governance? https://www.pwc.lu/en/tax/entity-governance-and-compliance/corporate-secretary.html
Корпоративний секретар — це посада, яка зазвичай є невід’ємною частиною англосаксонської корпоративної культури. У континентальній Європі її часто розглядають лише як адміністративну підтримку. Однак суспільні очікування, регуляторний тиск та судові рішення кардинально змінюють сприйняття цієї функції, яка стає ключовим елементом успіху організації.
Ця стаття є першою з серії, присвяченої корпоративному секретарю. Наша мета — спонукати до роздумів про потенціал цієї посади, зіставивши різні думки та підходи.
Перша стаття базується на інтерв’ю, в якому два корпоративні секретарі обговорюють різні питання. Один з них виступає в ролі співробітника великої організації, а інший — зовнішнього постачальника послуг, який працює з портфелем клієнтів.
П’єр Шауброк отримав ступінь магістра права (1977) та магістра європейського права (1979) в Гентському університеті. Він приєднався до групи Bekaert як юрист компанії наприкінці 1979 року і обіймав посаду генерального юрисконсульта групи (голова юридичного відділу) з 1999 по 2014 рік, а також секретаря компанії з 2006 по 2014 рік. Як генеральний юрисконсульт, він керував командою з 10 юристів компанії в Бельгії та Китаї, які відповідали за юридичне забезпечення глобальної діяльності Bekaert. З 2004 по 2006 рік та з 2008 по 2009 рік він був членом ради Бельгійського інституту юристів компаній, а з 2010 по 2012 рік – головою інституту. З 2015 по 2017 рік він був головою bMediation, бельгійської некомерційної організації, що просуває медіацію як ефективний метод вирішення спорів та пропонує навчальні програми з цивільної та комерційної медіації.
Рафаель Докк’єр має 20-річний досвід роботи економістом та сертифікованим бухгалтером. Наразі він є директором PwC Luxembourg, відповідальним за EGC (Entity Governance and Compliance), де зосереджується на питаннях корпоративного секретаріату. Він брав участь у комісіях Ordre des Experts Comptables à Luxembourg, пов’язаних з протидією відмиванню грошей, доміциляцією та етикою. Він закінчив HEC Liège за спеціальністю «Корпоративне управління». Він є корпоративним секретарем декількох організацій та міжнародних груп, а також членом робочого комітету ILA «Комітет з корпоративного секретаріату та управління».
Модератор: Функція корпоративного секретаря в основному невідома широкому загалу. Тому перше питання буде таким: що таке корпоративний секретар?
П’єр: Корпоративний секретар зазвичай призначається радою директорів для організації та ведення протоколів засідань ради директорів та акціонерів. Це роль цієї особи в традиційному, вузькому розумінні: це почесна посада клерка, який виконує суто адміністративні функції. Але ця досить нудна роль розширилася і тепер включає різні аспекти корпоративного управління, особливо в компаніях, що котируються на біржі. Як випливає з самої назви («секретар»), конфіденційність є основною вимогою до цієї роботи.
Рафаель: Корпоративний секретар — це посадова особа компанії, яка зазвичай призначається радою директорів для сприяння її роботі. Його першочергове завдання — підтримувати процеси ради директорів (та пов’язаних комітетів). Він забезпечує точне дотримання правил корпоративного управління компанією. Роль корпоративного секретаря є широкою, і, як посередник та координатор, він повинен розумітися на багатьох питаннях, пов’язаних з оподаткуванням, бухгалтерським обліком та корпоративним правом, щоб ефективно створювати додану вартість. Одне з основних правил: він ніколи не може брати участь в обговореннях, а лише сприяти їх ефективності.
Модератор: Чи призначають організації корпоративного секретаря на практиці?
Рафаель: У Люксембурзі корпоративне законодавство не містить прямих відсилань до цієї посади. Не існує обов’язку призначати офіційного корпоративного секретаря, а також юридичного визначення цієї посади. Офіційно корпоративний секретар рекомендується для цілей корпоративного управління (див. рекомендацію 2.6 у «Десяти принципах корпоративного управління» LuxSE). Проте в більшості статутів згадується можливість призначення радою одного секретаря, директора або іншої особи. Як наслідок, корпоративний секретар рідко призначається офіційно. Деякі посилання, наприклад, на регульовані фонди, зазвичай містяться в проспекті емісії, оскільки інвестори можуть бути суб’єктами, зареєстрованими в США або Великобританії, де практика призначення корпоративного секретаря є поширеною. Як правило, корпоративні секретарі виконують свої функції на підставі договору про надання послуг, якщо вони не є членами організації, а якщо вони є її членами, то вони є незалежними учасниками. Концепція корпоративного секретаря, яка має бути прозорою, залишається, по суті, делегуванням адміністративних завдань. Потреба в хранителі корпоративного управління, про яку згадував П’єр, зростає з урахуванням сучасного регуляторного тиску та зростаючих очікувань суспільства.
П’єр: У Бельгії, аналогічно, Кодекс компаній не згадує корпоративного секретаря. Але Кодекс корпоративного управління для лістингових компаній передбачає, що рада директорів повинна призначити корпоративного секретаря, який повинен мати «необхідні навички та знання з питань корпоративного управління» і відповідати за підготовку документів з корпоративного управління компанії. Більшість, якщо не всі, бельгійські компанії, що котируються на біржі, призначили корпоративного секретаря, який, як правило, є співробітником вищої ланки компанії. Завдяки своїй посаді та мережі контактів секретар повинен бути здатний виконувати функції ключового агента з питань належного управління в організації. Згідно з Кодексом корпоративного управління для непублічних компаній, призначення секретаря є бажаним у великих компаніях. Оскільки я завжди працював у публічній компанії, я коментуватиму лише цю категорію.
Модератор: Ви згадали, що роль змінюється, але чому саме корпоративний секретар у компанії?
Рафаель: Ми можемо спробувати узагальнити це за трьома напрямками. Перший — «підтримка», тобто адміністративна підтримка, необхідна перед будь-яким засіданням (організація, логістика, порядок денний, пакети документів для ради директорів). Другий – «комфорт», тобто знання правил та обмежень (внутрішніх і зовнішніх) для надання допомоги раді в процесі роботи. Третій – «прогнозування», що пов’язане з документуванням обговорень та контролем за виконанням рішень. Поєднуючи ці три напрямки, корпоративний секретар надає зміст роботі ради та сприяє ефективності організацій.
П’єр: Я згоден з цим. Але крім цієї офіційної ролі, кола, в яких обертається корпоративний секретар (збори акціонерів, засідання ради директорів та комітетів ради, іноді виконавчого комітету), надають йому моральний авторитет та кількість і якість інформації, яку він може використовувати — звичайно, з урахуванням конфіденційності — у внутрішніх мережах. І навпаки, корпоративний секретар може діяти в зворотному напрямку, ескалюючи питання, що виникають на нижчих рівнях організації. Це важливий актив у їхній ролі в управлінні.
Модератор: Якщо ми правильно розуміємо, корпоративний секретар є головним учасником процесу управління (governance) організацією
Рафаель: Управління часто є пасткою. У багатьох ситуаціях ми посилаємося на це поняття, щоб приховати відсутність здатності вирішувати проблеми, які вимагають, наприклад, своєчасної координації. Ми часто чуємо: «Ми повинні налагодити належне управління (governance) цим процесом», але насправді не знаходимо рішення. Насправді існує певна плутанина між поняттями «управління» (governance), «процес» і «стратегія». Управління (governance) — це контроль поведінки та дій (орієнтованих на ефективність) для досягнення стратегії; процеси — це послідовність дій, яких необхідно дотримуватися; процедури — це узгоджені методи виконання процесів. Розробка стратегії належить до компетенції ради. Перетворення стратегії на процеси є відповідальністю менеджменту, який встановлює правильні процедури, що мають виконуватися персоналом. Ці системи не можуть працювати незалежно, тому корпоративний секретар відіграє важливу роль як координатор певної системи управління. Як бачите, ця роль є ширшою, ніж просто підтримка юридичної функції.
П’єр: Я б сказав, що робота корпоративного секретаря, пов’язана з управлінням, полягає в тому, щоб допомогти забезпечити, щоб компанія робила все «правильно». Ефективне управління починається з дотримання існуючих правил, яких дуже багато. Але «управління» лише за правилами (виконання всіх необхідних вимог) не гарантує прийняття правильних рішень. Ефективне управління – це питання корпоративної культури, менталітету та поведінки.
Модератор: Чи бачимо ми суперечливі точки зору щодо ролі корпоративного секретаря як «аніматора» або «контролера»?
Рафаель: Я згоден з П’єром щодо складності управління. Роль корпоративного секретаря буде залежати від того, як корпоративне управління сприймається в організації. Для порівняння можна навести приклад гри в більярд. Ви можете грати в традиційний більярд (червоні та кольорові кулі потрібно забити в лузи, дотримуючись певної послідовності) або в американський більярд (з повними та смугастими кулями, які можна забивати в лузи в будь-якому порядку, за винятком чорної, яка повинна залишитися до кінця гри). Організації можуть прийняти систему управління, схожу на традиційний більярд або на американський більярд. Отже, роль корпоративного секретаря буде різною: аніматор проти контролера, керівник з питань управління проти адміністративного агента.
П’єр: Як я вже згадував раніше, секретар може виступати одним з головних агентів управління компанією та підтримувати компанію в правильних діях, будь то в ролі «аніматора» чи «контролера», або в будь-якій проміжній ролі. Це фактично залежатиме від організації компанії та рівня повноважень, які рада директорів готова надати секретарю з питань управління. Такі відділи, як внутрішній аудит або комплаєнс, також можуть мати право голосу з питань корпоративного управління. На ваше запитання немає однозначної відповіді.
Модератор: Основне питання полягає в тому, які кваліфікації необхідні для роботи корпоративним секретарем?
Рафаель: Деякі країни (юрисдикції загального права) розрізняють корпоративних секретарів, які займаються діяльністю, пов’язаною з повсякденним життям організації, та тих, хто в основному займається юридичними питаннями. Корпоративний секретар повинен бути «універсалом», здатним розуміти закони, бізнес і податкові питання, економіку та багато іншого. Вони повинні вміти адаптуватися до своїх співрозмовників і бути мостом між стейкхолдерами.
Роль корпоративного секретаря є широкою, і сучасні кваліфікаційні вимоги не повністю відповідають її вимогам, оскільки вона знаходиться на півдорозі між юристом та економістом. Ми повинні підкреслити підхід ILA, процес сертифікації корпоративних секретарів якої вже відповідає потребам Люксембургу. Хоча і юрист, і економіст мають відповідний профіль, щоб стати ефективним корпоративним секретарем, на мою думку, профіль юриста не є обов’язковим у цій сфері.
П’єр: На мою думку, корпоративний секретар публічної компанії повинен бути старшим юристом з великим досвідом роботи, широким колом контактів, хорошим знанням компанії та глибокими знаннями законодавства та нормативних актів, що стосуються публічних компаній. Однак особа, яка обіймає цю посаду, не обов’язково має бути керівником юридичного відділу. Я погоджуюся з Рафаелем щодо ризику «надмірної юридизації» ролі корпоративного секретаря, однак внутрішній юрист, якого я описую, цілком здатний мінімізувати цей ризик. Законодавство та нормативні акти, що застосовуються до публічних компаній, є численними та складними, а конкретні питання, що вимагають негайної уваги, можуть виникати і виникають під час засідань ради директорів. Оскільки бельгійські внутрішні юристи мають право надавати привілейовані юридичні консультації своєму роботодавцю, корпоративний секретар може робити це під час засідання ради директорів, якщо це необхідно. З огляду на все це, корпоративний секретар повинен бути досвідченим внутрішнім співробітником, навіть якщо він не є юристом.
Модератор: Інсорсинг чи аутсорсинг корпоративного секретаря, на що зробити ставку?
Рафаель: Я є «аутсорсинговим» корпоративним секретарем. Вибір клієнтів, як правило, визначається двома факторами: ресурсами та ризиком. Ресурси, тому що організація не має фахівця, який би міг впоратися з таким обсягом роботи, а також може бути відсутність необхідних компетенцій. Раніше можна було виділити частину адміністративного персоналу для цієї роботи, але вона стає дедалі складнішою.
У великих групах ми маємо співіснування обох підходів, зокрема через міжнародний контекст. Наприклад, PwC наймають у юрисдикціях, де центральна команда корпоративних секретарів не відчуває себе комфортно та/або немає необхідних ресурсів.
Перевагами аутсорсингового професійного корпоративного секретаря є незалежність від організації (обмеження, пов’язані з ризиком змови), експертиза (фахівець, підготовлений для цієї роботи в міжнародному середовищі) та досвід (перевага роботи з різними клієнтами з різними підходами). Конфіденційність забезпечується нашими договорами про надання послуг і гарантується. Проте, перебування поза компанією може зменшити взаємодію з деякими рівнями організації та доступ до інформації, однак цифровізація наших робочих місць значно зменшує ці обмеження.
Я б сказав, що рішення про інсорсинг та аутсорсинг буде більше питанням корпоративної культури, але в спільних підприємствах, міжнародних або високорегульованих секторах я б віддав перевагу зовнішньому корпоративному секретарю. Крім того, ми бачимо, що в деяких невеликих сімейних компаніях незалежний стейкхолдер може бути гарантом миру.
П’єр: Варіант аутсорсингу, який пропонує Рафаель, ймовірно, найкраще підходить для більшості люксембурзьких компаній. Але це не може бути рішенням для операційної промислової або фінансової компанії, що котирується на біржі. Жодна зовнішня особа ніколи не матиме такого розуміння компанії та близькості до неї, як внутрішній співробітник, який знає всі її тонкощі. Конфіденційність буде ще однією проблемою.
Модератор: Чи вважаєте ви, що законодавство щодо корпоративних секретарів буде корисним у майбутньому?
Рафаель: Це питання має два рівні. Перший рівень – це введення правової бази для функції корпоративного секретаря, як це існує для юристів, незалежних аудиторів та дипломованих бухгалтерів. З огляду на специфіку професії, я б підтримав створення організації корпоративних секретарів та доступ до професії на основі об’єктивних критеріїв. Це посилило б роль корпоративних секретарів і поліпшило б їхній імідж на ринку. Крім того, було б цікаво включити цю функцію до комерційного права, щоб юридично визначити сферу діяльності корпоративного секретаря і надати йому можливість діяти відповідно до закону в конкретних випадках (реєстрація, сертифікація). Юридичне визначення, безсумнівно, сприяло б популяризації цієї функції, оскільки безпосередньо продемонструвало б її корисність.
Другий рівень стосується обов’язку компаній мати корпоративного секретаря. Велика Британія змінила свою позицію з цього питання. Раніше призначення корпоративного секретаря було обов’язковим згідно з законодавством. Зараз це стало необов’язковим (крім компаній, що котируються на біржі). Я вважаю, що свобода вибору повністю відповідає цій функції. Призначення корпоративного секретаря не повинно бути обов’язковим, а має бути необхідністю, що випливає з очікувань організацій щодо управління.
Корпоративний секретар не є частиною юридичного процесу, він або вона є частиною управління. Кодекс управління базується на принципі «дотримуйся або пояснюй». Тому замість обов’язку це має залишатися рекомендацією, початкова сфера застосування якої визначена в законі, що встановлює мінімальні кваліфікаційні вимоги для забезпечення якості.
П’єр: Я не можу говорити за корпоративних секретарів, які працюють на аутсорсингу в Люксембурзі. Щодо Бельгії, то особисто я не бачу необхідності в спеціальному законодавстві. Кодекси корпоративного управління та статути компаній можуть надати достатні рекомендації.
Заключне слово
Рафаель: Ключовим елементом є те, що незалежно від форми чи профілю, ефективний корпоративний секретар робить організацію більш ефективною, заощаджуючи час і забезпечуючи безпеку ділової діяльності. Це буде додатковим фактором для досягнення успіху в майбутньому.
П’єр: Корпоративний секретар займає дуже відповідальну посаду в компанії, тому до його відбору слід підходити з особливою увагою. Водночас, відсутність законодавства з цього питання дає можливість гнучко організувати роботу відповідно до потреб компанії.
Джерело: https://www.pwc.lu/en/tax/entity-governance-and-compliance/corporate-secretary.html