Як корпоративні секретарі можуть стати надійними партнерами ради директорів

Переклад фахівців Професійної асоціації корпоративного управління та Українського інституту корпоративного управління за матеріалами How Corporate Secretaries Can Become Trusted Board Partners, May 2026. https://www.spencerstuart.com/research-and-insight/how-corporate-secretaries-can-become-trusted-board-partners

Автори Джордж Андерсон, Дженніфер Херрманн та Джилл Кернан спираються на опитування майже 200 членів Society for Corporate Governance та круглий стіл, проведений спільно з цією організацією.

Ключові висновки

• Планування кадрової наступності в раді директорів та оцінка ефективності її роботи є сферами, де корпоративні секретарі можуть зробити найбільший внесок у створення стратегічної цінності для ради директорів.
• Лише 14% корпоративних секретарів зазначають, що відіграють партнерську роль у плануванні кадрової наступності в раді директорів, хоча 56% вважають, що саме ця сфера нагляду з боку ради директорів найбільше виграла б від їхньої додаткової підтримки.
• Щоб подолати цей розрив у цінності, корпоративним секретарям необхідно перейти від адміністративної підтримки до стратегічного партнерства, щоб вони могли проактивно формувати діалог у раді директорів та результати управління.
• Корпоративні секретарі називають навички стратегічного консультування (84%) найважливішою здатністю для зміцнення своєї ролі в раді директорів, за ними йдуть експертні знання з питань управління (69%) та комунікативні навички (59%).

Оскільки сьогодні ради директорів стикаються зі зростаючим тиском щодо забезпечення довгострокової вартості та реагування на ризики, що швидко змінюються, вони все більше покладаються на надійних радників у складі підрозділу корпоративного управління. Для корпоративних секретарів такі умови створюють можливість вийти за межі суто процедурних питань та дотримання нормативних вимог і стати каталізаторами більш ефективного, перспективного діалогу в раді директорів. Але як саме?

На основі висновків опитування майже 200 членів Товариства корпоративного управління та віртуального круглого столу, організованого Товариством у співпраці з компанією Spencer Stuart, ми дослідили, де лідери у сфері корпоративного управління вбачають найбільші можливості для посилення підтримки ради директорів. Результати вказують на очевидний розрив між тим, у яких сферах корпоративні секретарі можуть принести найбільшу користь, та тим, у яких сферах вони зараз найбільше задіяні.

Примітка: Результати опитування, наведені в цій статті, не включають відповіді членів Товариства, які представляють некомерційні та неприбуткові організації, через обмежену кількість респондентів.

Понад половина респондентів (56%) визначили планування наступності в раді директорів як ту сферу нагляду ради, яка найбільше виграла б від їхньої додаткової підтримки. Проте лише 14% заявляють, що відіграють партнерську роль у цій сфері – це найвищий рівень залученості, зафіксований в опитуванні. Партнерська роль виходить за межі адміністрації чи координації та включає проактивне виявлення прогалин у компетенціях, надання рекомендацій щодо структурних покращень та формування підходу до планування наступності.

Інші сфери, в яких респонденти вбачали значні можливості для більшої залученості корпоративних секретарів та/або їхніх команд, включають оцінку ефективності роботи ради директорів (54 %), взаємодію із зацікавленими сторонами (39 %), дотримання нормативних вимог та етичні питання (27 %), управління ризиками (26 %) та розвиток лідерських якостей і/або планування наступництва генерального директора (25 %).

ПЛАНУВАННЯ ПРАКТИКИ ПЕРЕДАЧІ ПОВНОВАЖЕНЬ У РАДІ ДИРЕКТОРІВ ТА ОЦІНЮВАННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ ЇЇ РОБОТИ ОТРИМАЮТЬ НАЙБІЛЬШУ КОРИСТЬ ВІД ДОДАТКОВОЇ ПІДТРИМКИ

Спираючись на ці висновки та наш досвід роботи з радами директорів, ми виділяємо дві сфери, що мають значний вплив – планування кадрової наступності в раді директорів та оцінка ефективності роботи ради – де корпоративні секретарі можуть суттєво розширити свій вплив, а також розвинути необхідні компетенції, щоб стати надійними партнерами для своїх рад директорів.

Як корпоративні секретарі можуть покращити планування складу ради директорів

Планування складу ради директорів залишається стратегічним пріоритетом. Хоча формальні аспекти та ресурси, що виділяються на планування складу ради директорів, різняться в різних організаціях, багато рад директорів намагаються знайти спосіб відійти від епізодичних підходів – часто покладаючись на метод «один приходить – один йде», що створює ризик перевантаження однієї вакансії численними вимогами.

Незалежно від розміру компанії, корпоративні секретарі можуть допомогти радам директорів сформувати більш динамічний погляд на склад ради, який передбачатиме майбутні потреби, відповідатиме стратегії та сприятиме постійному оновленню складу.

Корпоративні секретарі можуть вживати таких заходів:

• Орієнтувати обговорення питань оновлення складу ради на стратегію та майбутні потреби. Допомагати радам директорів розглядати питання наступності в багаторічній перспективі, складаючи графік передбачуваних звільнень та ведучи матрицю компетенцій, яка відображає поточні можливості та майбутні потреби з урахуванням пріоритетів і стратегії компанії. При розумному використанні ці інструменти допомагають радам розподіляти затребувані якості – такі як глобальний погляд, галузева експертиза та технічні навички – між різними посадами, визначати пріоритетність кваліфікацій кандидатів та адаптуватися до змін у бізнесі. Перекривання термінів повноважень директорів, що йдуть у відставку, та нових членів ради також може сприяти більш плавному введенню в посаду та наставництву.
• Включити обговорення складу ради директорів у щорічні огляди корпоративного управління. Впровадити інструменти, що базуються на даних, та зовнішній порівняльний аналіз в оцінку ефективності роботи ради, щоб забезпечити відповідність її складу довгостроковій стратегії та очікуванням інвесторів. Це також допомагає радам краще зрозуміти, як внутрішні кадри порівнюються з найкращими фахівцями галузі.
• Встановити чіткі рамки щодо терміну повноважень та виходу на пенсію. Офіційна політика щодо терміну повноважень або виходу на пенсію може допомогти радам директорів передбачити плинність кадрів, застосувати стратегічний, багаторічний підхід до планування наступності у раді та створити більш прозору систему оновлення складу та адаптації нових членів.

Незалежно від розміру компанії, корпоративні секретарі можуть допомогти радам директорів сформувати більш динамічний підхід до формування складу ради, який передбачатиме майбутні потреби, відповідатиме стратегії та сприятиме постійному оновленню складу ради.

Як корпоративні секретарі можуть підвищити ефективність оцінки діяльності ради директорів

Індивідуальні оцінки діяльності директорів стають дедалі поширенішими серед публічних компаній і, за умови їх ретельного проведення, можуть підвищити ефективність роботи ради директорів завдяки покращенню результатів діяльності та підзвітності. Згідно з Індексом ради директорів Спенсер Стюарт у США за 2025 рік, майже половина (48%) компаній з індексу S&P 500 зараз проводять ту чи іншу форму індивідуальної оцінки членів ради директорів, що є зростанням порівняно з 33% у 2015 році; це свідчить про все більшу усвідомленість того, що ефективність роботи ради директорів залежить як від індивідуального внеску, так і від колективної динаміки.

У міру вдосконалення практик оцінювання корпоративні секретарі дедалі частіше відіграють стратегічну роль у цьому процесі. У нашому опитуванні 40 % респондентів зазначили, що виступають партнерами у процесі щорічної або іншої періодичної самооцінки ради директорів – допомагаючи виявляти сфери, що потребують вдосконалення, та надаючи рекомендації щодо поліпшення структури, обсягу або подальших дій у рамках оцінювання.

Щоб розширити свій вплив і забезпечити перетворення висновків оцінок на суттєві результати, корпоративні секретарі можуть зосередитися на наступному:

• Сприяти обговоренню поточного процесу. Корпоративні секретарі можуть допомагати радам директорів періодично поглянути на ситуацію з боку та оцінити, чи дають існуючі інструменти та підходи до оцінки корисну інформацію. Орієнтація цих розмов на ефективність – а не на результати діяльності – може сприяти відкритості та допомогти визначити напрямки для вдосконалення.
• Надавати чітку та конкретну звітність. Ефективна звітність забезпечує баланс між дискретністю та ясністю. У підсумках оцінювання слід висвітлювати основні теми, закономірності та пріоритетні напрямки для вдосконалення, водночас належним чином адаптуючи деталі для потреб ради директорів у повному складі, її керівництва та комітетів.
• Перетворювати висновки на конкретні завдання. Корпоративні секретарі можуть узагальнювати результати оцінювання, допомагаючи керівництву ради та комітетам визначити сфери, де зміни матимуть найбільший вплив, узгодити відповідальність та послідовність дій у часі.
• Створювати безпечний простір для діалогу та рефлексії. Корпоративні секретарі можуть організовувати конфіденційні індивідуальні бесіди щодо зворотного зв’язку з кожним директором, надаючи їм можливість обміркувати конструктивні пропозиції колег та зрозуміти, як вони сприяють ефективності роботи ради директорів. Такий підхід зберігає довіру та конфіденційність, водночас посилюючи відповідальність.

Можливості надійного партнера ради директорів

З огляду на майбутнє, корпоративні секретарі (84 %) називають навички стратегічного консультування найважливішою здатністю для зміцнення партнерства з радою директорів протягом наступних трьох років; за ними йдуть знання в галузі корпоративного управління (69 %) та комунікативні навички (59 %).

СТРАТЕГІЧНІ КОНСУЛЬТАЦІЙНІ НАВИЧКИ ВВАЖАЮТЬСЯ НАЙВАЖЛИВІШОЮ КОМПЕТЕНЦІЄЮ ДЛЯ КОРПОРАТИВНИХ СЕКРЕТАРІВ

Формування цих компетенцій вимагає високого рівня міжособистісних навичок, уміння налагоджувати стосунки та впливати на інших – зокрема, ефективної комунікації, зміцнення довіри та здатності будувати відносини з широким колом зацікавлених сторін, включаючи членів ради директорів та керівництво. Також важливе значення мають здоровий глузд та впевненість у собі, необхідні для надання відвертих, іноді й непростих порад. Нижче наведено приклади того, як деякі з цих компетенцій можуть підвищити якість корпоративного управління та сприяти створенню стратегічної цінності.

Ось кілька способів, за допомогою яких корпоративні секретарі можуть посилити свій вплив у раді директорів та зміцнити партнерські відносини з нею:

• Через налагодження довірчих стосунків з директорами на ранньому етапі. Встановлення стосунків одразу після приєднання нового директора до ради може створити канал для відкритого діалогу – навіть щодо делікатних питань, які директори, можливо, не підніматимуть під час засідань ради. Вчасне залучення також підкріплює роль корпоративного секретаря як центральної контактної особи та експерта з відповідних питань, який може передбачати потреби директорів, уточнювати очікування та надавати своєчасні рекомендації.

• Через надання проактивної, індивідуально підібраної підтримки. Уважне слухання під час засідань ради директорів та подальше надання цільових матеріалів свідчать про уважність та відданість потребам директорів. Координація дій із CEO, головами комітетів або керівниками підрозділів з метою надання цільової інформації окремим директорам або всій раді директорів сприяє діалогу та позиціонує корпоративного секретаря як партнера, що оперативно реагує на потреби під час обговорень у раді.

• Через забезпечення узгодженості дій завдяки послідовній та структурованій комунікації. Регулярні контакти з головою ради директорів, провідним незалежним директором або головами комітетів допомагають підтримувати постійну ясність та узгодженість дій. Чітко визначений графік або схема комунікації також можуть розмежувати обов’язки між корпоративним секретарем, головою ради директорів або генеральним директором, тоді як регулярні контакти допомагають передбачати пріоритети ради директорів та зміцнювати роль корпоративного секретаря як партнера з питань корпоративного управління.
• Через завоювання авторитету і довіри завдяки якісному виконанню операційних завдань та діловій кмітливості. Бездоганне виконання логістичних та управлінських процесів створює простір для ініціатив, що мають більший вплив. У поєднанні з глибоким розумінням бізнес-контексту, пріоритетів організації та фінансових наслідків корпоративні секретарі мають кращі можливості для управління дискусіями в раді директорів, передбачення викликів та узгодження процесів управління з більш широкими цілями компанії.
• Через передбачення та усунення ризиків й вразливих місць в сфері корпоративного управління. Залежно від контексту компанії це може включати посилення захисту від акціонерного активізму, реагування на відгуки консультантів з питань голосування та зміцнення процесів корпоративного управління – від вдосконалення планування наступності, адаптації нових членів та оцінки ефективності роботи ради директорів до просування використання технологій та розгляду перспективних тем, таких як штучний інтелект.

• Через посилення взаємодії зі стейкхолдерами. Завдяки тісній співпраці з підрозділом зв’язків з інвесторами та іншими відповідними підрозділами корпоративні секретарі можуть допомогти членам ради директорів зрозуміти точку зору акціонерів та інших ключових стейкхолдерів, тим самим зміцнюючи узгодженість між практиками корпоративного управління та очікуваннями акціонерів.

• • •

Надійні партнери ради директорів вирізняються тим, як вони з часом завойовують довіру, формують діалог та впливають на результати. Зосередившись на таких важливих напрямках, як планування наступності та оцінка ефективності роботи ради директорів, а також розвиваючи стратегічні, комунікативні та бізнес-компетенції, корпоративні секретарі можуть не лише підвищити ефективність роботи ради директорів, а й сприяти створенню довгострокової вартості.