Переклад фахівців Професійної асоціації корпоративного управління та Українського інституту корпоративного управління за матеріалами Setting the tone for effective governance. A checklist for the corporate secretary by Diligent. https://www.diligent.com/resources/guides/corporate-secretary-guide-modern-governance
Сучасні ради директорів повинні бути готовими до всього – до будь-яких викликів, будь-яких ризиків, будь-яких можливостей. Ваша робота як корпоративного секретаря – зробити так, щоб саме так і було.
Ви займаєте унікальну позицію між радою директорів, менеджментом, акціонерами та регуляторами. У вас є можливість об’єднати усі ці чотири точки зору разом, щоб допомогти вашій раді адаптуватися та діяти зі швидкістю змін.
Ставки дуже високі, щоб зробити все правильно – особливо з огляду на те, що члени ради тепер можуть нести персональну відповідальність за упущення в нагляді.
Успіх починається з одного великого розуміння: Традиційних процесів управління більше не достатньо
Подумайте про середовище, в якому ваша організація працює сьогодні. Геополітична нестабільність змінює економічний та безпековий ландшафт. Нові технології, такі як штучний штучний інтелект (ШІ) переосмислюють межі можливого, не кажучи вже про те, що може піти не так.
Тим часом нескінченний перелік кіберризиків загрожує світу, який стає все більш взаємопов’язаним, цифровим і доступним на вимогу, в той час як великі сегменти робочої сили дуже віддалилися, десь частково, а десь повністю.
На тлі цих швидких змін фраза «бізнес як завжди» більше не застосовується, оскільки регулятори продовжують впроваджувати нові правила і норми, а інвестори-активісти посилюють тиск.
Все це означає, що старі практики управління не просто застаріли, вони є небезпечними, оскільки роблять організації вразливими до дефіциту управління, який може швидко перерости у повномасштабну кризу.
Ці недоліки в управлінні, або «сліпі зони», можуть приймати різні форми:
- Члени ради не мають потрібної інформації в потрібний час, щоб поставити правильні запитання або прийняти правильні рішення.
- Рада не має чіткого уявлення про результати діяльності компанії в ключових сферах, зокрема про те, як вони порівнюються з показниками конкурентів і минулими результатами.
- Розрізнені, незахищені організаційні дані та комунікаційні системи перешкоджають співпраці та наражають користувачів на непотрібні ризики.
Корпоративний секретар може бути агентом позитивних, результативних змін
Ніхто краще за корпоративного секретаря не може виправити ці проблеми та допомогти раді директорів і керівництву бути готовими до всього. Як ви можете допомогти директорам виконувати свою роботу більш ефективно? Щоб бути готовими до всього, наглядові ради повинні мати інформацію, необхідну для того, щоб ставити правильні запитання та реагувати на найбільш нагальні тривожні сигнали. Їм потрібні не просто дані, їм потрібна ясність.
Але щоб досягти цієї ясності, директорам потрібен корпоративний секретар, який може перетворитися з простого виконавця-секретаря на лідера думок, з адміністратора на довіреного радника у таких ключових сферах:
- Підвищення ефективності роботи ради директорів
- Зниження ризиків в умовах, що постійно змінюються
- Забезпечення кращого прийняття рішень
- Підвищення ефективності роботи ради
Важко виконати будь-яку роботу, і зробити це правильно, без правильних процесів та інструментів. Директори не є винятком. Щоб виконувати свою роботу якнайкраще, їм потрібні технології, які підвищують їхню ефективність, забезпечуючи при цьому безпечний потік інформації в будь-який час.
Ради також потребують вашої допомоги у виробленні звичок та впровадженні технологічних практик, які дозволять їм бути максимально ефективними. Впровадивши ці практики, кожен отримає вигоду від кращої оцінки роботи ради, покращеної адаптації директорів та більш продуктивних зустрічей.
Ось як це робить прогресивний корпоративний секретар:
- Автоматизовує всі рутинні завдання ради – оцінювання директорів, анкети D&O, віртуальне голосування та підписи – щоб заощадити час і ресурси.
- Використовує цифрові інструменти оцінки роботи ради, щоб побачити, як працює рада та що вона може зробити краще, а також шаблони, засновані на найкращих практиках управління, щоб втілити ці покращення в життя.
- Налаштовує процес входження в посаду для кожного нового директора, щоб він навчався на основі індивідуального досвіду, а не на стосі матеріалів для читання та кількох зустрічах з менеджментом.
- Надає раді директорів можливість зустрічатися та працювати віртуально або в гібридному форматі – особисто/віртуально – з можливістю безпечно вести бесіди, спільно працювати та обмінюватися інформацією з будь-якого місця.
- Використовує можливості автоматизації та штучного інтелекту для власної роботи: створення порядку денного та журналів засідань, адміністрування та аналіз опитувань, підбиття підсумків та обмін матеріалами тощо.
- Допомога раді директорів у зменшенні ризиків
За відсутності належного управління підвищений організаційний ризик може мати катастрофічні наслідки для компанії – і для самої ради, оскільки директори тепер можуть бути притягнуті до персональної відповідальності за упущення в нагляді. Це величезний виклик в умовах зростаючих кіберзагроз, економічної невизначеності та геополітичної нестабільності, а також мінливого законодавства та очікувань стейкхолдерів.
Допоможіть вашій раді випередити загрози, забезпечивши директорам безпечний доступ до точних даних про компанії та дочірні підприємства, щоб вони були в курсі змін і могли спілкуватися, не боячись, що конфіденційні дані можуть бути втрачені.
Регуляторні та комплаєнс вимоги
- Використовуйте повідомлення для ефективного інформування про те, як довгострокова стратегія вашої організації впливає на операційні рішення, пов’язані зі складом ради директорів, винагородою керівників, визначенням пріоритетності ризиків та наглядом.
- Забезпечте прозорість роботи ради та точність даних, створивши єдине джерело правдивої інформації про комплаєнс, юридичну особу та дочірні компанії.
- Зробіть дані та звіти про комплаєнс легкодоступними для директорів, використовуючи інформаційні панелі та візуалізації, щоб допомогти їм зосередитися на найважливіших питаннях.
Відповідальність ради директорів
- Навчайте директорів з питань, пов’язаних з відповідальністю ради або особистою відповідальністю, таких як ведення записів під час засідань, спілкування з акціонерами та спілкування з представниками засобів масової інформації.
- Створіть технологічний процес для інформування рад про нові регуляторні та правові зміни.
- Підтримуйте контроль над можливістю видалення нотаток директорів та іншої конфіденційної інформації у разі втрати або крадіжки пристрою, яким вони користуються у своїй роботі як члена ради.
Безпечна комунікація
- Замініть текстові повідомлення та корпоративну чи особисту електронну пошту на захищену платформу обміну повідомленнями, яка централізує всі комунікації ради директорів та керівництва/
- При підготовці матеріалів для ради використовуйте безпечну платформу для спільної роботи, яка дозволяє збирати та обмінюватися інформацією з авторизованими користувачами.
- Надайте доступ до захищеної платформи для обміну файлами з віртуальними кімнатами даних, яка дозволяє раді співпрацювати з довіреними третіми сторонами, такими як консультанти, аудитори та зовнішні радники.
- Допоможіть вашій раді приймати кращі рішення
Ради директорів несуть відповідальність за більшу кількість питань, ніж будь-коли раніше. Наприклад, питання сталого розвитку та кібербезпеки не зникнуть з порядку денного ради найближчим часом. Оскільки порядок денний ради розширився, зросла і кількість даних, на які директори повинні звертати увагу з кожного з цих питань.
Ви можете допомогти вашій раді прорватися крізь шум. Як корпоративний секретар, ви можете надати їм потрібну інформацію в потрібний час, щоб вони могли приймати правильні рішення.
- Використовуйте інформаційні панелі звітності ради директорів для забезпечення прозорості всіх функціональних сфер компанії та більш повного, цілісного загального уявлення про ризики, комплаєнс, аудит, ESG та кліматичні ризики, а також про настрої інвесторів.
- Впроваджуйте інструменти моніторингу ринку, які виявляють ризики та можливості, щоб тримати раду директорів в курсі конкурентного середовища та галузевих тенденцій.
- Тісно співпрацюйте з відділом зв’язків з інвесторами та менеджментом, щоб покращити обізнаність ради з акціонерами
- Надавайте найсвіжіші новини та аналітику, щоб у разі виникнення кризи ваша рада дізналася про це від вас першою, а ви могли легко відстежувати репутацію компанії та розвиток подій у світових ЗМІ.
- Надайте вашій раді інструменти для порівняння винагороди керівників, складу ради та практики управління в групах компаній-аналогів, щоб ви могли виявити сфери, де вони можуть вважатися відхиленням від норми.
- Надайте доступ до великої бази даних кандидатів у члени ради, щоб забезпечити безперешкодний підбір персоналу та планування наступництва, яке заповнить прогалини у навичках та досвіді.
- Підключіть вашу раду до потрібних ресурсів та аналітичних матеріалів, які допоможуть їм у досягненні поточних цілей у сфері навчання та освіти.
Джерело: https://www.diligent.com/resources/guides/corporate-secretary-guide-modern-governance