У Гонконзі Закон про компанії вимагає, щоб усі зареєстровані компанії мали секретаря компанії, і лише ті компанії, які мають кваліфікованого секретаря компанії, можуть бути допущені до торгів на фондовій біржі. Роль секретаря компанії, яка спочатку розглядалася як допоміжна функція, основними обов’язками якої є виконання секретарських завдань та дотримання регуляторних зобов’язань, значно змінилася за останні два десятиліття, а обов’язки та виклики продовжують суттєво зростати.
Обов’язки секретаря компанії, який є гарантом корпоративного управління, полягають у наданні консультацій раді директорів з питань управління та регуляторних питань за допомогою чіткої та прозорої комунікації. Секретар компанії відіграє життєво важливу роль у підвищенні стандартів управління компанією, забезпечуючи при цьому відповідність рішень ради директорів законодавчим нормативним вимогам. Оскільки пандемія спричинила значний вплив на багато бізнес-операцій, обов’язком секретаря компанії є забезпечення того, щоб директори приділяли повну увагу критично важливим процесам, керуючи при цьому ризиками безперервності бізнесу та плануванням наступництва. Крім того, секретар компанії розглядається як ключовий комунікаційний зв’язок із стейкхолдерами, підтримуючи команду зі зв’язків з інвесторами в інформуванні ради про законні занепокоєння та потреби стейкхолдерів.
Обов’язки корпоративного секретаря з питань комплаєнсу
У сучасному складному регуляторному середовищі комплаєнс є першочерговим пріоритетом для всіх компаній. В умовах регуляторного середовища, що постійно змінюється та розвивається, право на помилку є дуже тонким. Секретарі компаній мають юридичне зобов’язання скеровувати раду директорів у виконанні її регуляторних зобов’язань у кожному аспекті бізнесу, постійно дотримуючись найкращих практик. Використання проактивного підходу до комплаєнсу, з попереднім визначенням важливих питань комплаєнсу, може допомогти раді своєчасно реагувати та діяти щодо цих питань.
Обов’язки секретаря компанії з питань комплаєнсу, як правило, включають:
- На рівні ради директорів
- Організація роботи ради – управління процесом проведення засідань та розповсюдження всіх документів і пропозицій ради для розгляду всіма членами ради.
- Забезпечення правильного планування та проведення всіх відповідних засідань згідно з графіком.
- Забезпечення зберігання протоколів засідань членів та директорів у відповідності до вимог законодавства.
- Виплати та управління пенсійним забезпеченням
- Надання консультацій директорам щодо законодавчих та регуляторних вимог
- На корпоративному рівні
- Управління розробкою та підтримкою всіх політик, процесів та процедур комплаєнсу
- Забезпечення створення та належного ведення необхідних реєстрів
- Розуміння та забезпечення дотримання компанією своїх статутних зобов’язань
- Забезпечення ведення фінансової звітності компанії та підготовка звітів відповідно до вимог законодавства
- Подання податкових декларацій та аудованої фінансової звітності
Підвищення стандартів корпоративного управління
Оскільки регулятори та акціонери вимагають удосконалення корпоративного управління, зростає тиск на компанії щодо створення належної та ефективної системи управління. Секретар компанії відіграє центральну роль у підвищенні та підтримці високого рівня корпоративного управління компанії та її ради. Секретарі компанії можуть надавати професійні консультації на основі багаторічного досвіду роботи з різними компаніями, а також на основі досвіду роботи з різними членами ради директорів. Вони можуть рекомендувати цілісні системи корпоративного управління для розгляду радою та забезпечувати чітке документування та доведення до відома всіх стейкхолдерів політик, концепцій та процедур, пов’язаних з корпоративним управлінням.
У сучасному світі, який керується цифровими технологіями та принципами сталого розвитку, секретар компанії повинен бути добре обізнаний з факторами ESG, показниками розмаїття, а також з використанням сучасних технологій та пов’язаними з ними системами кібербезпеки. Вони повинні уважно стежити за всіма законодавчими, регуляторними змінами та змінами у сфері корпоративного управління не тільки з точки зору комплаєнсу, але й відслідковувати, як вони можуть вплинути на діяльність компанії та на прийняття рішень радою директорів.
Такий рівень відповідальності вимагає досконалого знання бізнес-середовища, в якому працює організація, а також законів, правил і норм, що регулюють її діяльність. Це дозволяє секретарю компанії бути в унікальному становищі для створення правильної культури для належного корпоративного управління, а також для надання керівництву та раді директорів рекомендацій щодо того, як найкраще виконувати свої обов’язки. В умовах посиленого акценту на прозорість, секретар компанії може допомогти раді директорів покращити корпоративне управління в компанії через:
- Консультування ради з питань належної практики корпоративного управління, наприклад, надання рекомендацій щодо юридичних наслідків того, як рада виконує свої обов’язки, проводить засідання та приймає рішення
- Консультування ради з питань належної етики та найкращих практик корпоративної поведінки
- Надання раді всієї необхідної інформації для прийняття обґрунтованих рішень
- Організація оцінки діяльності ради
- Формулювання політики для ради директорів
- Проведення вступного інструктажу для директорів та ведення посібника для директорів
- Сприяння впровадженню найкращих практик комплаєнсу для зміцнення та захисту репутації та доброчесності організації.
- Участь у питаннях управління ризиками та корпоративної відповідальності.
Цифровізація корпоративного управління
Відхід від традиційних методів роботи та організаційної бюрократії має фундаментальне значення для успішного перетворення на цифрову та передову компанію. Все, від банківських операцій до державних послуг, відбувається одним натисканням кнопки через портативний пристрій, який пройшов аутентифікацію і дуже часто синхронізується з іншими критично важливими послугами. Куди б ви не рухалися, хмара слідує за вами.
Корпоративне управління часто визначається на основі великих “П” – Процес, Працівники та Продуктивність. Хороша цифрова стратегія і програма безперешкодно з’єднає ці три складові і забезпечить компаніям кращий контроль над напрямком, в якому вони рухаються. В основі цифрового корпоративного управління лежить здатність надати радам директорів компаній інструменти для прийняття кращих стратегічних рішень.
Хоча тенденція цифрової трансформації є незворотною, завдяки використанню та впровадженню новітніх інструментів у повсякденний робочий процес, корпоративне управління можна вивести на новий рівень, підвищивши ефективність, залученість, безпеку та прозорість. У цьому цифровому світі секретар компанії повинен вміти використовувати технології та надавати інформацію та ідеї, щоб сприяти кращому прийняттю рішень радою директорів. Нижче наведено кілька прикладів того, як цифрові рішення можуть допомогти підвищити рівень корпоративного управління:
- Удосконалений портал ради може підвищити ефективність роботи ради за рахунок більш структурованого управління діяльністю ради. Як безпечна та централізована платформа для управління конфіденційними матеріалами та процесами ради, вона забезпечує безпеку, ефективність та простоту адміністрування як для членів ради, так і для менеджменту та адміністраторів, забезпечуючи безперешкодну співпрацю між членами ради та менеджментом.
- Безпечне рішення для проведення електронних засідань з інтегрованими функціями, такими як електронне доручення, може змінити ситуацію, трансформуючи традиційні зустрічі в цифрову форму з можливістю масштабування, і може використовуватися для зборів акціонерів, засідань ради директорів, онлайн-конференцій, тренінгів як у гібридному, так і у віртуальному форматах. Адаптація технологій полегшує людям відвідування важливих зустрічей, тим самим заохочуючи участь та прозорість.
- Електронний підпис, цифрові інструменти управління персоналом та інші електронні рішення можуть допомогти впорядкувати щоденні операції, одночасно посилюючи контроль над процесами.
Залучення корпоративного секретаря, який відповідає вимогам сучасного управління
Оскільки роль секретаря компанії трансформується в сучасну епоху, важливо, щоб компанії залучали секретаря компанії, який добре розбирається в цифрових технологіях, а також в корпоративному управлінні для забезпечення сталого розвитку. Використання технологій дозволить оптимізувати роботу секретаря компанії, одночасно підвищуючи ефективність використання часу та витрат. Маючи інформацію про дані, секретар компанії може вміло підтримувати раду директорів у прийнятті виважених рішень.
Кваліфікований та досвідчений секретар компанії, оснащений відповідними знаннями, зможе впоратися з усіма аспектами управління секретарськими, комплаєнс та корпоративними завданнями, які входять до обов’язків секретаря компанії. Залучення кваліфікованого партнера може зняти з ваших плечей значну частину секретарських обов’язків та обов’язків з комплаєнсу, що дасть вам можливість зосередитися на основній діяльності, яка приносить дохід, дотримуючись при цьому найвищих стандартів управління та етичної поведінки в організації.
Джерело: